Hoe voeg ik feestdagen, promoties en andere uitzonderingen toe?

In de meeste gevallen zal de tariefstructuur, zoals je in voorgaande stappen hebt gerealiseerd, niet het hele verhaal zijn.

Vaak zijn er extra factoren die bepalen wat de prijs op een specifiek moment moet zijn. Denk hierbij aan feestdagen, last-minutekorting, promoties enzovoort. Al deze factoren zijn uitzonderingen op de basis tariefstructuur en gelden vanaf een bepaald moment of datum.

Je kunt op twee plaatsen uitzonderingen toevoegen. Onder het tabblad Uitzonderingen worden feestdagen en eenmalig afwijkende boekingsperiodes toegevoegd. Onder het tabblad Promoties worden aanbiedingen, last-minutekortingen en vroegboekkortingen toegevoegd.

Uitzonderingen

Alle boekingsmogelijkheden die je niet het hele seizoen wilt aanbieden, voeg je niet toe in je standaard tariefstructuur, maar voeg je toe als uitzondering of promotie. In onderstaande stappen ga je één van beide mogelijkheden verkennen, Uitzonderingen.

Feestdagen toevoegen

In dit voorbeeld ga je de feestdag Pasen in het seizoen Seizoen 2021 toevoegen.

Pasen valt in 2021 op 4 en 4 april. Pasen wordt zoals altijd voorafgegaan aan Goede Vrijdag, in dit geval op 2 april.

Met bovenstaande kennis gaan we de uitzondering toevoegen. Ga naar Seizoenen en Tarieven en klik op de naam van het seizoen, Seizoen 2021. Klik vervolgens op de tariefgroep waaraan je een uitzonderingsperiode wilt toevoegen, in dit voorbeeld Motorboten. Klik nu op het tabblad Uitzonderingen.

Klik vervolgens op de blauwe knop + Nieuwe uitzonderings-periode.

Vervolgens vul je onderstaande gegevens in. Naast "Naam boekingsperiode" vul je de naam van de nieuwe periode in, in dit geval Pasen.

Dit weekend mogen de gasten hun sloep al op donderdagavond ophalen en dinsdagochtend inleveren.

We willen net als bij alle andere boekingsperiodes de berekening baseren op de boekingsperiode week. Kies naast Prijzen daarom de optie obv prijsberekening. Het is ook mogelijk om geen berekening te laten uitvoeren, maar voor elk object afzonderlijk de prijs in te voeren voor deze nieuwe periode. In dat geval kies je de optie Handmatig invoeren.

In voorgaande stap hebben we besloten om de berekening te baseren op de boekingsperiode week. Naast Prijs op basis van vul je nu in het invulveld 1 in en kies je de periode week.

We willen het Pinksterweekend aanbieden voor 80% van de weekprijs. Vul naast Percentage daarom 80 in.

Selecteer de optie Prijzen herberekenen bij updaten prijslijst. Dit is handig voor wanneer je bijvoorbeeld de weekprijs aanpast, dan wordt de prijs van deze uitzonderingsperiode opnieuw berekend.

Wanneer je voor één of meerdere objecten uit deze tariefgroep de uitzonderingsperiode niet wilt wilt aanbieden, selecteer je deze naast Objecten. In dit voorbeeld willen de periode Pasen voor alle objecten uit de tariefgroep aanbieden, dus je hoeft geen objecten te selecteren.

Selecteer de opties Boekbaar en Toon overlap met andere perioden. Over de optie Toon overlap met andere perioden zometeen meer.

Klik nu rechtsonder op de blauwe knop Volgende stap.

De prijzen van de uitzonderingsperiode zijn nu berekend voor de objecten in deze tariefgroep. De uitgerekende prijzen worden weergegeven Berekende prijzen voor de uitzonderingsperiode.

Klik op het informatie-icoon om de volledige prijsberekening te controleren.

Klik tot slot rechtsonder op de blauwe knop Opslaan.

De uitzonderingsperiode Pasen is nu toegevoegd aan de prijslijst.

Overlapping gewoon weekend

‘Maar deze uitzondering overlapt toch met het gewone weekend?’

Dat klopt. Wanneer je nu verder niets doet, dan zijn er in het paasweekend twee weekenden te boek:

het 'gewone' weekend, dat loopt van vrijdag tot en met zondag
het zojuist toegevoegde paasweekend, dat loopt van donderdag tot en met dinsdagochtend. De prijs voor dit weekend is hoger dan voor het gewone weekend

In dit geval wil je het gewone weekend dus uitschakelen, deze mag niet meer boekbaar zijn voor de klant. Gelukkig is dat heel eenvoudig te doen.

Klik op het tabblad Prijslijst en zoek het gewone weekend op.

Klik op de naam van de periode, in dit geval weekend. Klik in de popup op het icoon met het oogje naast beide objecten om deze boekingsperiode uit te schakelen.

Klik tot slot op de blauwe knop Opslaan.

‘En de boekingsperiodes weekend en 2 weken overlappen toch ook?’

Sterker nog: er zijn nog meer boekingsperiodes die overlappen met onze nieuwe periode Pasen.

En nu komen we weer terug op de optie Toon overlap met andere perioden. Omdat we deze optie hebben ingeschakeld, laat Rental ons heel mooi zien welke periodes een eventueel conflict opleveren met de nieuwe uitzonderingsperiode. Deze periodes worden in de prijslijst in paars weergegeven.

Voor de meeste van de weergegeven conflicten geldt dat we een aanpassing willen doen:

in deze periode moet de wisseldag niet op maandag 5 april, maar op dinsdag 6 april laten plaatsvinden.
van een aantal periodes moet de prijs worden verhoogd

Om alle conflicten handig in één overzicht te tonen, klik je op het paarse waarschuwingsicoon naast de nieuwe periode Pasen.

In de probleemoplosser popup die nu wordt geopend, kun je alle conflicten eenvoudig oplossen. Klik op de knop Per periode instellen om per conflict te kiezen hoe je deze wilt oplossen.

Per periode worden maximaal 5 knoppen getoond: Aankomst, Vertrek, Percentage, Uitgeschakeld, Ongewijzigd.

Met de knoppen Vertrek en Aankomst kun je de vertrek- of aankomstdag van de periode wijzigen naar het voorgestelde tijdstip. Rental probeert in deze gevallen zo goed mogelijk te voorspellen welke data gewenst zijn. Echter zijn deze voorspellingen niet altijd juist.

Met de knop Percentage kun je de prijzen van de objecten voor de betreffende periode verhogen of verlagen.

Met de knop Uitgeschakeld kun je de periode uitschakelen.

Wanneer een conflict in de praktijk geen problemen oplevert of een wijziging niet vereist is, kun je met de knop Ongewijzigd ervoor kiezen een conflict niet op te lossen.

In de probleemoplosser popup los je alle conflicten zoveel mogelijk op. Conflicten die in de praktijk geen problemen opleveren, laat je ongewijzigd. Ook periodes waarvan de vertek- of aankomstdatum moet worden aangepast, maar het voorgestelde tijdstip onjuist is, laat je ongewijzigd.

Klik vervolgens rechtsonder op de blauwe knop Opslaan.

Voor alle periodes waarbij de probleemoplosser niet de juiste data voor vertrek of aankomst voorspelde, pas je nu deze tijdstippen aan in de prijslijst. Hiervoor klik je op de naam van een periode waarvan je de vertrek- of aankomstdatum wilt wijzigen.

Klik vervolgens naast Aankomst of Vertrek op de datum of het tijdstip en pas het aan naar de gewenste waarde.

Klik tot slot rechtsonder op de blauwe knop Opslaan.

Je hebt zojuist succesvol je eerste uitzondering toegevoegd en alle relevante conflicten opgelost.

Eenmalig afwijkende boekingsperiode toevoegen

In de loop van het seizoen kan het gebeuren dat er in de beschikbaarheid van je objecten kleine gaten van onverhuurbare periodes ontstaan.

Onverhuurbare periodes ontstaan doordat er wordt afgeweken van de verhuurperiodes die je aanbiedt in Rental. Je kunt een object bijvoorbeeld één of meerdere dagen extra verhuren aan een klant.

Stel dat je enkel de periodes midweek, weekend en week aanbiedt. En stel dat één van je klanten een object voor een midweek heeft geboekt, en vraagt of hij deze nog één dag extra mag huren. Wanneer je ingaat op de wens van deze klant, kun je het object het aansluitende weekend niet meer verhuren. Op die manier ontstaan er kleine, onverhuurbare periodes.

Gelukkig kun je van deze gaten in je beschikbaarheid heel eenvoudig boekbare periodes maken.

Ga naar het planbord van de tariefgroep waarvoor je eenmalig afwijkende boekingsperiodes wilt toevoegen. Hiervoor ga je naar Seizoenen en tarieven, klik je op de naam van het seizoen. Vervolgens wordt een overzicht getoond van de tariefgroepen die in dit seizoen zijn ondergebracht. Klik op de knop Open planbord rechts naast de tariefgroep.

Zoek nu één van de gaten in de beschikbaarheid op. Klik met je muis links op de open plek tussen twee boekingen en sleep naar de rechterkant van de open plek. Laat de muisknop nu los. Maak je geen zorgen over de precieze plek van het klikken en en loslaten. We gaan zometeen de details van de periode nog invullen.

De popup Nieuwe boeking wordt geopend. Klik nu rechtsboven op de grijze knop + Voeg de selectie toe als een uitzondering.

De popup Nieuwe uitzonderingsperiode wordt geopend.

Geef de periode een duidelijke naam. Deze naam wordt getoond in de beschikbaarheid op je website.

Controleer de data naast Van en Tot en met en vul de juiste begin- en eindtijd in.

Naast Prijzen kiezen we in dit geval de optie Handmatig invoeren.

We willen dat deze uitzondering alleen geldt voor het object waarbij een gat in de beschikbaarheid aanwezig is. Dit object kiezen we dan ook naast Objecten.

Activeer tot slot de optie Boekbaar en klik op de blauwe knop Opslaan.

Je hebt nu alles klaargezet om de nieuwe, eenmalig afwijkende periode toe te voegen aan de beschikbaarheid.

De uitzondering is hiermee toegevoegd aan de beschikbaarheid van het object.

Promoties

Je kunt in Rental drie soorten kortingen toevoegen: aanbieding, last-minute korting en vroegboekkorting. Onderstaand tref je een stappenplan voor het gebruik en toevoegen van de verschillende soorten kortingen.

Aanbieding toevoegen

Met een aanbieding kun je één of meerdere objecten tijdelijk uitlichten. Periodes waarop een aanbieding actief is, zijn op de website makkelijk te herkennen, omdat de presentatie ervan in het oog springt.

In dit voorbeeld gaan we een aanbieding instellen voor de tariefgroep Motorboten in Seizoen 2021. Ga naar Seizoenen en tarieven, klik op de naam Seizoen 2021 en klik vervolgens op de naam van de tariefgroep Motorboten.

Klik nu op het tabblad Promoties en vervolgens op Aanbiedingen.

Klik nu rechtsboven op de blauwe knop + Nieuwe promotie.

Voorbeeld aanbieding: 10% korting op alle motorboten.

We gaan een aanbieding instellen, waarmee de klant in heel april 10% korting krijgt op alle motorboten.

Volg eerst de bovenstaande stappen. Selecteer de optie Actief.

Vul naast Naam een duidelijke, pakkende titel in. Deze titel wordt op de website getoond bij boekingsmogelijkheden waarop de aanbieding van toepassing is.

Vul in de sectie Vertalingen voor naam promotie de vertaling van de titel voor de verschillende talen in. Deze vertalingen worden getoond wanneer je het boekingsproces op je Duitse of Engelse website hebt geplaatst. Maar ook op de Duitstalige website van Vakantievaren, bootsurlaubholland.de.

Kies naast Actie de optie Korting.

Kies naast Soort de optie Percentage.

Vul vervolgens naast Percentage de waarde 10 in.

Naast Van datum kies je donderdag 1 april 2021 en naast Tot datum kies je vrijdag 30 april 2021.

Tot slot kies je naast Datum op basis van de optie Boekingsdatum en klik je rechtsonder op de blauwe knop Opslaan.

Je hebt nu een aanbieding toegevoegd, waarmee op alle boekingsperiodes van alle verhuur objecten in april een korting van 10% wordt toegepast.

Je kunt de nieuwe prijzen meteen controleren door links op de blauwe knop Beschikbaarheid te klikken.

Selecteer rechtsboven het filter April 2021.

Er wordt nu een overzicht van prijzen getoond inclusief de korting van de aanbieding die je hebt toegevoegd.

Wat is het verschil tussen datum op basis van boekingsdatum en datum op basis van huidige datum?

Er zijn twee methodes om te bepalen of er een korting moet worden toegepast op een boekingsmogelijkheid.

De eerste methode is Datum op basis van boekingsdatum. Hierbij wordt gekeken naar de datum van de boeking. Wanneer deze binnen de opgegeven start- en einddatum valt, dan wordt de korting toegepast. op deze manier kun je bijvoorbeeld op alle boekingsmogelijkheden in oktober 5% korting geven.

De tweede methode is Datum op basis van huidige datum. Hierbij wordt gekeken naar het moment waarop de klant boekt. Dus stel dat je een korting hebt ingesteld waarmee iedereen die op nieuwjaarsdag een boeking plaatst, 10% korting krijgt. Op 1 januari zullen klanten dus bij alle boekingsmogelijkheden een korting van 10% zien. Deze korting is niet zichtbaar op 31 december, en ook niet meer op 2 januari.

Overigens kun je met beide methodes ook kortingen geven op een deel van je verhuurobjecten en zelfs op een deel van de boekingsperiodes.

Tariefstructuur